皮肉なことに、時間管理は誰にでも影響を与える問題ですが、誰も対処する時間がありません。ただし、私たちがどのように時間を費やしているのか、そして自分自身をよりよく整理することが可能かどうかを分析することに少し注意を払う価値があります。 勤務時間をより効率的に管理することは可能ですが、この問題には積極的に対処する必要があります。
時間が経つのは間違いありません。そして、自分自身をよりよく組織化しないまま時間が経てば経つほど、私たちはより多くのエネルギーと機会を失います。 このため、勤務日を分析して変更が必要かどうかを理解することが重要です。 .
仕事の時間を管理し、より効率的にするための 21 のヒント
時間管理は、生産性の向上から 仕事と家庭生活のバランス 。目標は、燃え尽き症候群を回避し、良い習慣を作り、長期的な目標を設定することです。 計画を立てて優先順位を付けることが、職業に関係なく、時間と生活のコントロールを取り戻す秘訣です。 。ジョリー・マッケイは、より良い時間管理のための 21 の戦略を提案します。
私たちの時間の終わりを理解する
時間を管理するということは、時間を失うことへの不安や恐怖に囚われることではありません。むしろ、マッケイ氏が説明するように、賢明な使用の利点を理解することが重要です。ここから、最初のグループの戦略とアドバイスが得られます。
1. 時間の管理が重要な問題であることを理解します。 すでに述べたように、時間を無駄にすることを恐れるのではなく、正しい管理の利点を理解することが重要です。
2. 現実的になる: 実際に 1 日にどれくらいの作業を完了できるでしょうか? 私たちは時間を単に、より大量に必要とするリソースとして考えるかもしれませんが、より多くの時間を持っていることが必ずしも生産性が高いことを意味するわけではありません。管理するための最良の方法は、いつ、何を取り組むかを計画することです。
3. 時間リークが発生している場所を特定します。 一日の業務の流れを理解すればするほど、その取り組みが経営全体に与える影響は大きくなります。
4. 毎日の目標を設定し、時間の使い方を把握するのに役立つ追跡システムを導入します。 全体的なビジョンを把握したら、一日を変え始めることができます。
5. やる気を起こさせる朝の日課を作りましょう。 起床時の良いルーティン 生産的な一日を過ごす準備を整えてくれます。それは夕方まで私たちにポジティブな後押しをもたらします。
6. マルチタスクを終了する 。研究により、人間が一度に複数のタスクに集中することは不可能であることが確認されています。集中力が切れていると感じたら、メインの作業に戻る前に、立ち止まって考えを書き留めてください。
仕事の最も重要な部分を優先し、残りの部分を任せます
自分の時間がどこに費やされるのかを理解したら、それを何に費やすか（何に費やさないか）を決める必要があります。このため、マッケイ氏は次のようにアドバイスしています。
7. 緊急の仕事を特定します。 すぐに対応する必要があるものと、重要または緊急ではないものを理解することは、思慮深いカレンダーを設定するのに役立ちます。
8. 優先順位を決めたら、断定的になる 。主な目標を選択し、それに集中してください。
9. 30X ルールを使用して一部のタスクを委任する 。これはロリー・ベイデンのルールです。タスクを完了するのにかかる時間の 30 倍の時間を、他の人に教えるために費やしましょう。 時間をかけて他の人に教えてから委任することで、年間 1100 分を節約できます 。あるいは、Vaden 氏が言うように、ROTI (時間投資利益率) は 733% 増加します。
10. 語彙からノーという単語を取り出します 。シカゴ大学が発表した記事によると、「できない」のではなく「やらない」と言うことで、望まない約束からずっと簡単に解放されるそうです。
機能的な毎日のスケジュールを確立する
最初のものが完了したら
11. 期限ではなくスケジュールを設定する 。マッケイはここで次のアドバイスを借りています。 ジェームス・クリア 。期限を追うのではなく（最終的に期限を守れなくなってイライラするのではなく）、有意義な目標を設定し、ロードマップを定義しましょう。
12. 活動ではなく時間に基づいて計画を立てる 。困難なタスクを定量化可能な期間のセッションに分割します。タスクではなく 1 日を時間単位に整理することで、既知の日付 (または約束) に基づいてスケジュールを管理できるようになります。
カレンダーは有限なものです。 1 日には特定の時間しか含まれません。この事実は、有限の空間に非現実的な数の物を収めようとした瞬間に明らかになります。
-ピーター・ブレグマン-
13. 休憩と休憩時間を計画します。 休む時間が必要であり、中断があることを受け入れる必要があります。これを考慮しないと、無秩序な作業が行われることになります。予期せぬ出来事が起こり、私たちの体は休憩を取るべきだと警告します。余裕を残しておかないと、突然計画が崩れてしまう可能性があります。
14. イルメーカー時間とマネージャー時間の分離 。日常的なタスクで時間を埋めてしまい、有意義な仕事をするための十分な余地が残されなくなるのは簡単です。一つのことは、 する もう一つは 管理 .
15. 1 週間を通してまとめられたアクティビティ。 同様の活動をグループ化して、仕事を始めたときの勢いを利用しましょう。ニュートンの運動の第一法則を生産性に適用すると、移動する物体は運動を続けます。
スペースを活用して、よりモチベーションを高める方法で仕事の時間を管理する
カレンダーとスケジュールだけが時間管理ツールではありません。マッケイ氏は、私たちの働き方に影響を与える可能性がある、オフィスで使用できるいくつかの戦略を提案しています。
16. 方法を試してみる ポップコーン 時間をロック解除します。 一日を通して職場の場所を変えることは、モチベーションと生産性を維持するための良い方法です。これは Joel Runyon によって提案されたテクニックで、次のように機能します。
- その日の仕事の予定をすべて紙に書き出します。
- このリストを 3 つの等しい部分またはロットに分割します (ポイント 15 を参照)。
- 作業バッチごとに 3 つの異なるステーションを選択します。
17. 体のエネルギーリズムに従って働きます。 自分にとって最も機能的な方法で作業を整理します。時間管理だけでなく、 エネルギー .
時間を守る
あなたの時間を奪おうとする状況が後を絶ちません。 時間は誤って使用されないように保護する必要があります。マッケイは次のようなアドバイスをしています。
18. 戦略的な怠惰を利用して正しいことに取り組む 。戦略的怠惰の概念には、重要な仕事やタスクを優先し、重要ではない仕事やタスクについては多少の怠惰を許容することが含まれます。
本来やるべきではないことを効率的に行うことほど生産性の低いものはありません。
-ピーター・ドラッカー-
19. 交渉の余地のない時間を自動的に守ります。 集中力が必要な作業は、問題や中断なく継続できるようにすることが重要です。そのためには、気を散らすものを避けることが重要です。不在時に他のユーザーと自動的にコミュニケーションできるツールがあります。あるいは、自分が集中していて邪魔されたくないことを伝える方法を見つけてください。
20. アイビー・リー・メソッドを使って、一日を気持ちよく終えましょう。 アイビー・リーは、生産性を最大限に高めるためのシンプルな 5 ステップの日課を推奨しています。
- 各勤務日の終わりに、翌日取り組む必要がある最も重要な 6 つのことを書き留めます。課題は 6 つ以上書かないでください。
- この 6 つの項目を重要な順に並べてください。
- 翌日は、最初の仕事に集中します。 2 番目に進む前に、これを完了してください。
- リストの残りの部分も同様に進めます。一日の終わりに、未完了のタスクを翌日のリストに移動します。
- このプロセスを営業日ごとに繰り返します。
21. 自由時間のメリットを忘れないでください。 時間の管理とは、単に仕事をすることだけではありません。私たちの健康と幸せを保つ仕事生活のバランスを見つけるには、休息、余暇、そして休息に充てられる時間を覚えておく必要があります。 社交化 .
勤務時間の管理を改善する: 起こり得る課題
仕事の時間を管理し、生産性を高めることは誰でも手の届く課題です 。しかし、私たちは立ち止まって、自分たちが何をしているのか、どのようにやっているのか、そして本当に達成したいことは何なのかを考える必要があります。実行するということは、必ずしも作業したり完了したりすることを意味するわけではありません。
したがって、必要な時間を自分のルーティンを研究し、活動のスケジュールを変更するために充ててください。 これらの指標を使用すると、仕事や勉強の日を計画しやすくなり、より良い結果を得ることができます。
